Intern kommunikation – fem utmaningar (och lösningar) för 2023
Vilka är de största utmaningarna 2023 för dig som jobbar med intern kommunikation? Och hur hanterar du dem? Här tipsar vi om de stora trenderna och omvärldsförändringarna – som påverkar allt från strategin och verktygen du använder till innehållet du skapar.
Många av förändringarna som påverkar intern kommunikation är redan här och förväntas accelerera under kommande år. Det ställer höga krav på dig med medarbetare och chefer som huvudsaklig målgrupp att navigera rätt och anpassa prioriteringar, arbetssätt och förmågor.
De fem största utmaningarna för intern kommunikation 2023
Värderingar, teknologi och affärsmässiga prioriteringar skiftar och pandemin och turbulens i omvärlden har påskyndat förändringarna. Vad utmaningarna handlar om är att:
- Behålla och engagera medarbetarna
- Visa affärsvärdet av intern kommunikation
- Hitta smarta sätt att hantera hybridarbete
- Hantera risker som lågkonjunktur och turbulens i omvärlden
- Skapa uppmärksamhet i konkurrens med ökande innehållskonsumtion
Gemensamt är att de ökar behovet av intern kommunikation som kan stötta företag och organisationer på rätt sätt. Så här gör du.
Skapa engagemang genom att tydliggöra företagets ”varför”
Utmaning: Behålla och engagera medarbetarna
Individens känsla av att göra något meningsfullt på jobbet har blivit alltmer viktigt. Vi ifrågasätter i allt högre grad våra karriärer, värderingar och prioriteringar mellan arbete och fritid.
Den stora avhoppningsvågen efter pandemin som kallats ”The Great Resignation” är ett konkret uttryck för det. Detsamma gäller fenomenet med ”Quiet Quitting” – tyst nedtrappning – som inte handlar om att sluta på sitt jobb utan att bara göra det man ska och inget mer.
Betydelsen av mening på jobbet går bortom ålder, familjesituation eller position i företaget. Vi vill alla känna att vi gör en skillnad och arbetet är ett av de viktigaste sätten vi skapar mening på.
Att skapa engagemang är inte bara avgörande för att behålla medarbetare och öka produktiviteten. Det är också nyckeln till att förmå medarbetare att själva sprida positiva budskap om arbetsgivaren i sina egna kanaler.
Gör så här:
- Kommunicera företagets varför ärligt och tydligt. Om du kallar det syfte, mening, värderingar, mission eller ändamål är mindre viktigt. Autenticitet är nyckeln här för allt annat gör medarbetare oengagerade eller så säger de helt enkelt upp sig.
- Visa hur medarbetarnas uppgifter hänger ihop med och bidrar till företagets kommunicerade varför.
- Använd starka berättelser och exempel för att levandegöra, konkretisera och bevisa att ni lever som ni lär.
Börja mäta värdet av intern kommunikation för att optimera insatserna
Utmaning: Visa affärsvärdet av intern kommunikation
Intern kommunikation spelar en stor roll för att uppnå företagets mål. Men hur stor roll? Och vilka insatser har störst betydelse?
I takt med att konjunkturläget försämras ökar pressen på företag att bli mer effektiva – och på den interna kommunikationen att visa och bidra till affärsvärdet.
Vad som behövs är mätning och att göra resultaten lätta att förstå för beslutsfattare.
Gör så här:
- Tydliggör hur den interna kommunikationsstrategin stärker affärsstrategin. Mål, målgrupper, kanaler och insatser behöver hänga ihop.
- Sätt upp rätt KPI:er (nyckeltal) som är anpassade efter kanal och kampanj. En kraftfull KPI som många förbiser är hur ofta medarbetare delar innehållet på sina egna sociala medier.
- Optimera kommunikationen utifrån resultaten. Gör mer av det som fungerar och mindre av det som inte fungerar.
- Visa affärsvärdet genom att kommunicera resultaten på sätt som alla beslutsfattare kan förstå.
Gör en kanalstrategi anpassad för hybridarbete
Utmaning: Hitta smarta sätt att hantera hybridarbete
Framtidens arbetsplats, som till stora delar redan är här, handlar om hybridarbete i olika former. Vi arbetar från olika platser vid olika tidpunkter – men den interna kommunikationen behöver fortfarande nå oss och engagera oss.
Det här berör också delar av arbetskraften på olika sätt på många företag. Vissa måste närvara fysiskt medan andra knappt behöver göra det alls.
Utgångspunkten för att kunna hantera detta är en kanalstrategi anpassad för hybridarbete och skräddarsydd för just ditt företags unika behov.
Gör så här:
- Analysera företagets interna målgrupper utifrån perspektivet hybridarbete. Vilka jobbar fysiskt på plats och vilka gör det inte? Vilka möjligheter finns för medarbetare att ta del av information och ge feedback? Vid vilka tidpunkter? Hur hittar vi rätt balans mellan att inte störa med uppdateringar och notiser, samtidigt som vi vill kommunicera med varandra?
- Fråga dig vilka luckor er nuvarande kanalstrategi har när det gäller hybridarbete.
- Anpassa kanalstrategin utifrån era nya förutsättningar. Konkret kan det till exempel innebära att spela in videomöten för att medarbetare ska kunna ta del av dem senare, eller att sms måste användas för att kunna nå alla medarbetare samtidigt.
- Mät, utvärdera och fortsätt utveckla kanalstrategin.
Använd intern kommunikation för att skapa trygghet
Utmaning: Hantera risker som lågkonjunktur och turbulens i omvärlden
Risken för lågkonjunktur har ökat och med den sannolikheten för omorganisation, varsel och uppsägningar. Samtidigt är turbulensen i omvärlden hög vilket påverkar medarbetarna både direkt och indirekt, till exempel genom cyberhot och störda logistikkedjor.
Det skapar frågetecken och oro hos medarbetarna, speciellt om de uppfattar den interna kommunikationen som reaktiv eller exkluderande. Och då kan medarbetarnas engagemang bli lidande – när det behövs som mest.
Stabilitet kanske inte går att uppnå i en föränderlig värld, men däremot trygghet och en fortsatt vilja att kavla upp ärmarna och fortsätta jobba mot samma mål.
Gör så här:
- Skapa delaktighet genom att så långt det är möjligt visa öppenhet i kommunikationen och lyhördhet inför svåra frågor. Tystnad gör sällan att problem försvinner utan snarare växer med tiden. Men kan vi belysa dem med skicklig intern kommunikation förlorar problemen sin kraft samtidigt som företaget utstrålar trygghet.
- Visa handlingskraft genom att försöka förutse och förekomma medarbetarnas frågor. Det kan handla om till exempel FAQ:s, informationsmöten eller content som förklarar komplicerade skeenden på ett enkelt sätt.
- Lyssna in och visa en vilja att förstå medarbetarna genom att uppmuntra till feedback, frågor och åsikter i samband med kommunikationsinsatser som till exempel möten, nyhetsbrev eller videoinlägg. Följ upp och fundera på hur den interna kommunikationen kan anpassas efter de frågor som rör sig bland medarbetarna.
- Var extra tydlig med vart ni är på väg och varför. I turbulenta tider blir företagets varför viktigare än någonsin.
- Höj krisberedskapen, till exempel med en utbildning för intern kommunikation med fokus på krishantering.
Gör intern kommunikation till något medarbetarna längtar efter
Utmaning: Skapa uppmärksamhet i konkurrens med ökande innehållskonsumtion
Konkurrensen om vår uppmärksamhet ökar ständigt och där tävlar intern kommunikation med andra kanaler, källor och konsumentmedia. Även på arbetstid.
Som mediekonsumenter har vi också blivit tillvanda vid alltmer personligt anpassade budskap och upplevelser, med följden att vi förväntar oss samma sak av den interna kommunikationen. Att det är från arbetsgivaren räcker inte.
Frågan är: Vad krävs för att medarbetarna ska vilja lägga tid på ditt innehåll och dessutom dela det vidare?
Gör så här:
- Välj ut innehåll som är verkligt relevant. Hur berör det medarbetaren personligen? Hjälper det dem att utföra sina uppgifter? Att uppnå mening i arbetet? Känna samhörighet?
- Höj produktionsnivån på innehållet. Ibland är innehållet relevant men skulle kunna presenteras på sätt som är enklare, tydligare och mer engagerande. Här är ett exempel på ett rörligt format för att bygga stolthet bland medarbetare, göra dem till ambassadörer och positionera Länsförsäkringar som en samhällsaktör.
- Använd tekniska möjligheter för att förstå medarbetarna, mäta resultat och skapa effektiva kampanjer. Det skulle till exempel kunna handla om automatiserade email-kampanjer anpassade för interna målgrupper, eller chatbots för att utveckla bättre FAQ:s.
Nyckeln till att möta utmaningarna effektivt är en ökad medvetenhet om dem och rätt lösningar. Vi på Tale Content kan hjälpa dig med båda delarna.
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Skriv upp dig på vårt nyhetsbrev där vi bjuder på kunskap. Brevet kommer en gång i månaden och innehåller allt ifrån guider, beskrivande case, våra senaste blogginlägg, spaningar och praktiska tips på hur man lyckas med content marketing.
I och med att du börjar prenumerera på Tales nyhetsbrev godkänner du att vi får kontakta dig gällande nyheter och marknadsföring. Läs mer om hur vi hanterar dina personuppgifter i vår integritetspolicy.
